Lắp đặt tổng đài IP
Các thiết bị cần thiết để trang bị 1 hệ thống tổng đài IP
Tổng đài IP có 2 loại: 1 loại là tổng đài phần cứng và loại kia là tổng đài IP phần mềm gọi là SoftSwitch được cài đặt lên máy chủ
I. Đối với tổng đài phần cứng tích hợp sẵn core tổng đài IP
1. Tổng đài – các bạn có thể chọn loại sau: Tổng đài điện thoại IP của hãng Grandstream, Zycoo, Siemens, Avaya
2. Điện thoại IP
3. Bộ chuyển đổi gateway (nếu muốn sử dụng điện thoại Analog)
4. Hệ thống đường dây mạng LAN nội bộ (thông thường các công ty có sẵn hê thống mạng LAN nội bộ rồi thì không cần phải triển khai thêm 1 hệ thống đường dây này nữa mà sử dụng hạ tâng có sẵn để sử dụng tổng đài IP)
5. Phần mềm softphone trên máy tính (miễn phí)
6. Tai nghe điện thoại cắm vào máy tính hoặc điện thoại IP
7. Đường truyền quang (Nếu sử dụng cho nhiều chi nhánh)
II. Đối với tổng đài IP phần mềm cài đặt trên máy chủ
1. Máy chủ Server
2. Card giao tiếp bưu điện (Card giao tiếp đường Analog hoặc đường truyền E1)
3. Điện thoại IP
4. Bộ chuyển đổi gateway (nếu muốn sử dụng điện thoại Analog)
5. Hệ thống đường dây mạng LAN nội bộ (Nếu có mạng LAN máy tính rồi thì sử dụng trên nền mạng này luôn)
6. Phần mềm softphone trên máy tính (miễn phí)
7. Tai nghe điện thoại cắm vào máy tính hoặc điện thoại
8. Đường truyền quang (Nếu sử dụng cho nhiều chi nhánh)
III. Ưu điểm khi sử dụng tổng đài IP
Tổng đài IP dễ cài đặt và thiết lập cấu hình hơn nhiều so với hệ thống điện thoại thông thường:
Một tổng đài IP PBX thiết lập qua giao diện web, không cần phải cài đặt bất cứ 1 phần mềm phức tạp nào để vận hành. Bất cứ người nào có hiểu biết về máy tính và Windows đều có thể cài đặt và cấu hình hệ thống PBX. Một hệ thống điện thoại truyền thống thường cần có nhân viên cài đặt được huấn luyện về chính hệ thống đó!
Dễ quản lý hơn nhờ giao diện cấu hình trên web:
Một hệ thống điện thoại VOIP có giao diện cấu hình dựa trên web, cho phép bạn bảo trì và hiệu chỉnh hệ thống điện thoại của mình một cách dễ dàng. Giao diện của một hệ thống điện thoại thông thường thường khó sử dụng vì được thiết kế để chỉ những người cài đặt hệ thống mới có thể sử dụng hiệu quả được.
Giảm chi phí cuộc gọi:
Bạn có thể tiết kiệm được chi phí bằng cách sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ VOIP đối với cuộc gọi đường dài hay cuộc gọi quốc tế. Kết nối điện thoại dễ dàng giữa các văn phòng/chi nhánh và gọi miễn phí.
Không cần đi dây điện thoại riêng – sử dụng mạng máy tính:
Hệ thống điện thoại VOIP cho phép bạn kết nối điện thoại phần cứng trực tiếp vào cổng mạng tiêu chuẩn của máy tính (mà nó có thể chia sẻ với máy tính ở bên cạnh). Điện thoại dạng phần mềm có thể được cài đặt thẳng lên máy tính. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải lắp đặt & duy trì một mạng dây riêng cho hệ thống điện thoại, nó cho phép bạn linh động hơn trong việc mở rộng và thêm người dùng. Nếu bạn đang chuyển đến văn phòng mới và chưa kéo dây điện thoại, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều bằng cách chỉ cần lắp đặt một mạng máy tính.
Không bị khóa bởi nhà sản xuất:
Sử dụng điện thoại chuẩn: các hệ thống điện thoại VOIP là tiêu chuẩn mở – tất cả mọi hệ thống điện thoại VOIP đều sử dụng giao thức SIP. Điều này nghĩa là bạn có thể sử dụng hầu như bất cứ điện thoại VOIP chuẩn SIP VOIP hay phần cứng VOIP gateway nào. Ngược lại, hệ thống điện thoại thông thường hay đòi hỏi điện thoại phải sử dụng các tính năng cao cấp và các mô-đun mở rộng để thêm tính năng.
Mở rộng được:
Các hệ thống thông thường hay phát triển lớn thêm: Thêm đường điện thoại hoặc thêm số máy nhánh thường đòi hỏi nâng cấp những phần cứng đắt tiền. Trong một số trường hợp, bạn cần một hệ thống điện thoại hoàn toàn mới. Hệ thống tổng đài VOIP thì không như vậy: một chiếc máy tính bình thường có thể quản lý một lượng lớn các đường điện thoại và các số máy nhánh – chỉ cần thêm các điện thoại mới vào trong mạng của bạn để mở rộng!
Dịch vụ khách hàng & hiệu năng tốt hơn:
Vì các cuộc gọi là dựa trên máy tính, những nhà phát triển sẽ cảm thấy dễ dàng hơn nhiều trong việc tích hợp chúng với các ứng dụng thương mại. Ví dụ: cuộc gọi đến có thể tự động mở hồ sơ khách hàng của người gọi ra, qua đó cải thiện đáng kể dịch vụ khách hàng và giúp giảm chi phí bằng cách giảm thời gian phục vụ dành cho mỗi người gọi đến. Các cuộc gọi đi có thể được thực hiện trực tiếp từ Outlook, qua đó người sử dụng không cần phải gõ số điện thoại vào.
Điện thoại dựa trên phần mềm dễ sử dụng hơn:
Các tính năng tiên tiến của hệ thống điện thoại như hội đàm thường khó sử dụng hơn trên các máy điện thoại thông thường. Điện thoại SIPdựa trên phần mềm thì không như vậy – tất cả mọi tính năng đều có thể được thực hiện dễ dàng từ một giao diện người dùng với các cửa sổ thân thiện.
Nhiều tính năng được bao gồm trong phiên bản tiêu chuẩn:
Vì hệ thống điện thoại VOIP là dựa trên phần mềm, các nhà phát triển có thể phát triển, thêm và cải thiện các tính năng một cách dễ dàng hơn. Vì vậy, hầu hết các hệ thống điện thoại VOIP đều có rất nhiều tính năng, bao gồm trả lời tự động, thư thoại, xếp hàng cuộc gọi và nhiều nữa. Những lựa chọn này thường đắt tiền trong các hệ thống thông thường.
Kiểm soát tốt hơn nhờ báo cáo đầy đủ:
Các thiết lập VOIP lưu trữ thông tin cuộc gọi đến và gọi đi trong một cơ sở dữ liệu trên máy chủ của bạn, qua đó cho phép báo cáo đầy đủ về chi phí gọi và lưu lượng gọi.
Xem tổng quan về tình trạng hệ thống hiện tại và các cuộc gọi tốt hơn:
Các hệ thống thông thường thường đòi hỏi các máy điện thoại ‘hệ thống’ đắt tiền để biết được những gì đang diễn ra trong hệ thống điện thoại của bạn. Ngay cả trong trường hợp đó, các thông tin tình trạng vẫn là khó hiểu. Với các hệ thống VOIP, bạn có thể chỉ định người dùng nào có thể xem tình trạng của hệ thống điện thoại ở dạng đồ họa thông qua trình duyệt web.
Cho phép người dùng cắm điện thoại của họ vào ngay ở bất kỳ đâu trong văn phòng:
Người dùng chỉ đơn giản lấy điện thoại của họ, cắm nó vào cổng ethernet gần nhất và họ vẫn giữ được số điện thoại hiện có!
Cho phép người dùng chuyển tiếp vùng dễ dàng:
Các cuộc gọi có thể được chuyển hướng bất kỳ đâu trên thế giới nhờ vào các đặc điểm của giao thức SIP.
